Cinco perguntas mais frequentes sobre o Microsoft Teams

Cinco perguntas mais frequentes sobre o Microsoft Teams

Microsoft Teams é uma ferramenta do Office 365 utilizada por mais de 500 mil empresas em todo o mundo e que tem facilitado a colaboração e a produtividade em organizações de todos os tipos e tamanhos. O Teams expandiu ainda mais seu alcance e oferece a um público extermamente diverso um único espaço de trabalho compartilhado para conversas, reuniões e compartilhamento de arquivos.

Dessa forma, ainda há algumas dúvidas, tanto de empresas quanto de clientes, relacionadas à usabilidade, segurançaintegração e funcionalidades. Separamos as cinco perguntas mais frequentes – e suas respectivas respostas – para ajudar ainda mais você a aproveitar tudo o que essa ferramenta pode oferecer. Vamos lá?

1. Existe algum treinamento para meus funcionários aprenderem a usar o Teams?

Sim! Temos ótimas ferramentas para impulsionar a adoção dentro de sua sua empresa. Aqui estão dois exemplos: Melhores práticas e ferramentas para adoção e Vídeos de Treinamento para usuários finais e para treinamento com instrutores.

2. Devo mudar do Skype for Business para o Teams? 

Com o aumento da necessidade de pessoas e equipes colaborativas, há a oportunidade de integrar mais perfeitamente nossas capacidades de comunicação ao Teams. Nele, usuários têm um único local para suas conversas, contatos e conteúdo. Com a ferramenta, também podemos aproveitar a estrutura moderna da nuvem e criar novas experiências para reuniões e ligações. Um projeto inteiro pode ser começado e finalizado dentro do Teams!

3. Quais funcionalidades eu consigo em um ambiente híbrido? O Teams está disponível para ambiente local?

Para a experiência completa do Microsoft Teams, todo usuário deve ser habilitado para criação de Exchange Online, SharePoint Online e Grupo de Office 365. Hoje, o Teams não está disponível para ambientes exclusivamente locais. Se você estiver em um ambiente híbrido, poderá usar o Teams; no entanto, você terá recursos limitados.

4. É possível restringir o acesso a um canal específico em uma equipe?

Essa funcionalidade será incorporada ainda em 2019. Com canais privados seguros, será possível customizar quais membros da equipe podem ler conversas e arquivos associados com o canal. Você poderá restringir a participação e exposição no canal quando necessário sem a necessidade de criar equipes diferenciadas para limitar a visibilidade.

5. Posso adicionar convidados à minha equipe?

Com certeza! O acesso seguro de convidados do Microsoft Teams permite que equipes em sua organização colaborem com pessoas de fora da empresa por meio da concessão de acesso a equipes e canais em um ou mais de seus locatários. Qualquer um com uma conta de e-mail comercial ou de consumidor, como Outlook ou Gmail, pode participar como convidado no Teams com acesso aos chats, reuniões e arquivos de equipe.

Quer saber mais sobre o Microsoft Teams? Fale com um especialista Portnet!

 

 

O que é e como funciona o Office 365?

O que é e como funciona o Office 365?

Se a ideia é manter-se no topo, certamente sua empresa já adotou uma solução de virtualização e está de olho na Cloud Computing. Nas grandes corporações, a “nuvem” já virou regra. Essas empresas conhecem os benefícios da tecnologia: custo menor, escalabilidade imediata, segurança e não abrem mão dela.

Soluções exclusivas da Microsoft disponibilizam as vantagens da “nuvem” para empresas de qualquer porte e segmento. O Office 365 é um pacote de produtividade online que traz uma série de vantagens para quem quer crescer ou está só começando seu negócio.

O Office 365 é um novo jeito de usar os tão conhecidos softwares do pacote Office da Microsoft! Em vez de comprar apenas programas como Word, Excel ou PowerPoint, você agora pode fazer uma assinatura e desfrutar de diversos aplicativos no seu computador ou smartphone.

O Office 365 Microsoft é o Office que você já conhece com muitos outros aplicativos online que são fornecidos por uma assinatura. A solução funciona com o conceito de SaaS (software as a service), ou seja, os aplicativos rodam sob uma infraestrutura 100% em nuvem, dispensando investimentos na implantação e manutenção de software e hardware, energia, backup e outros custos relacionados à uma solução física, e ainda contam com garantia de disponibilidade de 99,9%.

Se a mobilidade é essencial para sua empresa, o Office 365 vai manter você e seus funcionários sempre conectados e por dentro de tudo o que está acontecendo – dentro e fora do escritório. Claro, para isso você vai precisar é de um ponto de acesso à internet.

No pacote do Office 365 você tem aplicativos de e-mail e calendário; serviços de comunicação instantânea; todos seus documentos acessíveis de qualquer lugar; e, claro, o tradicional pacote Office (Word, Excel, PowerPoint e entre outros) na nuvem, que permite a edição de um documento a partir de qualquer computador ou dispositivo conectado à web. Fácil assim!

A assinatura ainda traz diversas outras vantagens, como 1 TB de armazenamento na nuvem com o OneDrive, minutos Skype para fazer ligações para telefones fixos e acesso ao suporte técnico da Microsoft. Além de todas essas facilidades embutidas, o que também atrai nessa solução da Microsoft é o preço e uma disponibilidade dos serviços de 99,9% do tempo.

 

Principais benefícios do Office 365 Microsoft:

  • Administração fácil e segura, reduzindo assim o esforço de suporte de TI;
  • Planos flexíveis. Você só paga pelos aplicativos que realmente necessita;
  • Versões dos aplicativos sempre atualizadas, sem você pagar nada a mais por isso;
  • Permite que você acesse seus documentos e aplicativos de qualquer dispositivo móvel.

Já foi a época que a realidade das empresas se resumia às paredes do escritório. Hoje você pode ter tudo na palma da mão: acessar, alterar e enviar qualquer arquivo, realizar reuniões online e muito mais.

 

O Office 365 é assim: completo. Tem Skype, One Drive, E-mail, Word, Excel, Power Point…. É seguro e facilita muito a sua vida! Escolha o que você precisa:

 

  1. Office: O tradicional Office instalado na máquina.
  2. Office Online: Pacote Office acessível em qualquer navegador e dispositivo.
  3. Exchange: E-mail corporativo, com a possibilidade de acessar contatos e calendários compartilhados em tempo real em qualquer dispositivo e com segurança. São 50 GB de espaço de armazenamento por usuário!
  4. Skype for Business: Consegue imaginar a redução de custos atrelada a uma videoconferência? Não perca mais horas no trânsito e dinheiro com passagens, combustível e estacionamento para realizar reuniões. Toda a apresentação que seria feita presencialmente pode ser feita online.
  5. OneDrive for Business: Com o OneDrive os seus arquivos ficam hospedados na nuvem e podem ser acessados, compartilhados e editados por você, parceiros e clientes a qualquer momento. Você que define e controla! Além disso, você recebe 1TB de armazenamento.
  6. Yammer: É a rede social de colaboração corporativa que facilita a comunicação e a gestão de projetos, promovendo a interação e o trabalho em equipe.
  7. Microsoft Teams: Aplicativo de bate-papo corporativo que permite que você configure vários canais (áreas de discussão) para sua equipe, compartilhe e armazene arquivos e realize reuniões de voz e vídeo ao vivo.
  8. Sharepoint: Plataforma para criação de portais e intranets empresariais, gestão de conteúdos e gestão documental.
  9. Microsoft Bookings: Seus clientes conseguem facilmente agendar um horário com você com apenas um clique, de acordo com a sua disponibilidade e sem precisar utilizar o telefone. Eles podem conferir os horários disponíveis, selecionar o serviço e a equipe de preferência.
  10. MyAnalytics: Desenvolva melhores hábitos de trabalho com análise de produtividade no Office 365.
  11. Power BI: Conjunto de ferramentas de análise de negócios. Os painéis do Power BI fornecem uma visão de 360 graus para os usuários corporativos com suas métricas mais importantes em um só lugar, atualizadas em tempo real e disponíveis em todos os seus dispositivos.
  12. Planner: Ajuda sua equipe a criar novos planos, organizar e atribuir tarefas, compartilhar arquivos, conversar sobre o trabalho e receber atualizações sobre o andamento.
  13. Sway: Agora ficou mais fácil criar relatórios, apresentações, boletins informativos e treinamentos envolventes e interativos na Web usando o telefone, o tablet ou o navegador.
  14. Flow: Crie fluxos de trabalho automatizados entre aplicativos e serviços para receber notificações, sincronizar arquivos, coletar dados e muito mais sem necessidade de códigos.
  15. PowerApps: Crie e publique aplicativos de negócios com rapidez para a Web e para dispositivos móveis. Escolha um dos modelos ou comece do zero para estender seus dados de negócios – nenhum código necessário.
  16. Delve: Plataforma de visualização de conteúdo. Os usuários tem acesso mais fácil às informações sem precisar ficar procurando por ela em diferentes locais. Possui técnicas sofisticadas para mapear as relações entre as pessoas, conteúdos e atividades que ocorrem em todo o Office 365.
  17. E muito mais…

Pronto, achou o que você estava procurando. Uma solução completa para colocar seu negócio a todo vapor.  Quer saber mais sobre o Office 365 Microsoft? Fale com um especialista Portnet!

 

Que tal melhorar a produtividade dos seus funcionários?

Que tal melhorar a produtividade dos seus funcionários?

Através dos aplicativos que contemplam o Office 365 é possível permitir que seus colaboradores acessem todos os documentos e programas do trabalho, de qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo móvel com total segurança. Enxergar as agendas dos colegas para facilitar a marcação de reuniões e fazer videoconferências, diminuindo gastos financeiros e tempo com viagens. Com uma ferramenta adequada fica fácil realizar tudo isso. O Office 365 Microsoft, reúne todas essas soluções de um jeito rápido, fácil e super acessível.

Todos os dados ficam guardados na nuvem – ou seja, em servidores da Microsoft espalhados pelo mundo. De cara, você diminui os gastos com infraestrutura de TI. Outra vantagem tem a ver com escalabilidade: você usa aquilo que precisa, e paga por aquilo que precisa, podendo aumentar ou diminuir o investimento de acordo com suas necessidades.

O Office 365 é super fácil de usar assim como as ferramentas do pacote Office da Microsoft (Word, Excel, Outlook e entre outros) que muito provavelmente todos os seus funcionários já sabem lidar. Mas aqui, as soluções são mais robustas e integradas, para permitir o uso mais adequado pelo mercado corporativo. O Outlook, por exemplo, oferece até 100GB de espaço de armazenamento de email para todos os seus funcionários, e o Word ou Excel podem ser acessados diretamente da nuvem.

O pacote traz também outras ferramentas. O Sharepoint oferece um local central para você compartilhar documentos e informações com colegas e clientes. O Skype for business é um serviço de comunicação na nuvem que conecta as pessoas de novas maneiras: em qualquer lugar usando mensagens instantâneas, chamadas de áudio e vídeo além de reuniões online com audioconferência e videoconferência.

A empresa é quem escolhe quais são as ferramentas que quer assinar e o pagamento é realizado mensalmente através de uma assinatura por usuário. Além disso, você também tem acesso ao suporte do Office 365  24 horas por dia, 7 dias por semana.

Ficou curioso para saber mais sobre essas ferramentas do Office 365 Microsoft? Fale com um especialista Portnet!

 

 

5 vantagens do serviço de email do Office 365

5 vantagens do serviço de email do Office 365

O Office 365 é um novo jeito de usar os tão conhecidos softwares do pacote Office da Microsoft. Além de comprar programas como Word, Excel ou PowerPoint, você agora pode fazer uma assinatura e desfrutar de vários outros aplicativos como por exemplo o Microsoft Exchange. Confira agora algumas vantagens desse serviço de email!

 

1. Serviço de email mais utilizado no mundo e ainda integra com o Outlook

O Microsoft Exchange é o serviço de email do Office 365 mais utilizado do mundo, elimina os elevados custos para se manter uma infraestrutura para esta demanda, possui uma administração fácil e segura, reduzindo o esforço da equipe de suporte de TI e mantém as funcionalidades já conhecidas do famoso Outlook com o mesmo visual na versão web. Além disso, o protocolo de comunicação utilizado para a integração com o Outlook instalado no computador é o MAPI, e não o IMAP utilizado nos serviços concorrentes.

Pra quem não sabe, o IMAP se torna extremamente instável e lento quando é necessário acessar caixas de email com grandes volumes de mensagens. Já o protocolo MAPI cria um cenário muito melhor ao replicar somente as alterações feitas no Outlook local para a nuvem do Office 365.

A outra grande vantagem é que todas as informações do Outlook (contatos, calendários, tarefas, notas e entre outras) são sincronizadas na nuvem e podem ser facilmente acessadas de qualquer computador ou dispositivo móvel.

 

2. Total integração com o Active Directory

Através da integração do Office 365 com o Active Directory local é possível sincronizar e gerenciar contas de usuários para os dois ambientes. Não é necessário migrar todo o ambiente para a nuvem de uma única vez, os dois ambientes podem coexistir por tempo indeterminado. Também é possível adicionar sincronizações de senha ou de logon único (SSO) para que os usuários possam fazer logon nos dois ambientes com suas credenciais locais.

 

3. Armazenamento

A Microsoft é a única no mercado que entrega armazenamento não compartilhado, entre seus serviços. São 50GB de espaço por usuário além de 1TB para hospedar arquivos na nuvem através do OneDrive, outro serviço contemplado no Office 365.

 

4. Administração com interface simplificada

A interface para administração do Office 365 é muito simples e intuitiva. Você consegue adicionar usuários, grupos, recursos, solicitar suporte, gerenciar domínios e licenças com poucos cliques. Além disso, a Microsoft te mantém informado sobre todas as atualizações que gira em torno da plataforma e exibe de forma personalizada todos os serviços que a sua empresa utiliza no momento.

Não podemos esquecer, é claro, da permissão de utilizar o PowerShell para comandos mais específicos e um gerenciamento mais direto.

 

5. Auditoria e segurança

Existem também os recursos de relatórios e auditoria. Você pode identificar quem utiliza mais um determinado serviço e disponibilizar licenças específicas do Office 365 por colaborador. Rastrear todas ações realizadas em uma caixa de correio e exportar logs de auditoria para minimizar processos ligados à crimes digitais e roubo de propriedade intelectual.

Quer explorar todo o potencial do Microsoft Exchange e do Office 365?  Fale com um especialista Portnet!

 

Já conhece o MyAnalytics Microsoft?

Já conhece o MyAnalytics Microsoft?

Não é necessário um especialista para perceber que a operação habitual nem sempre é tão eficiente. Você sabe disso quando se vê enviando emails durante reuniões apenas para se sentir produtivo. Mas imagina se você pudesse observar como está usando seu tempo no trabalho, identificar as reuniões e atividades menos prioritárias e liberar sua agenda para tarefas mais produtivas? Afinal de contas, todos nós temos nossas formas individuais de trabalhar, então por que não fazer uma análise de trabalho individual?

 

Para onde vai o tempo?

Para começar, é importante entender o conceito de produtividade individual, isso ajuda a entender como funciona a organização como um todo. De acordo com um relatório do McKinsey Global Institute, uma semana de trabalho normal se parece com isto:

 

Tempo gasto por tarefa

Uma pesquisa da Bain & Company revelou que executivos sêniores gastam uma média de 2 dias por semana (28%) em reuniões internas. Os mesmos executivos avaliaram mais de metade dessas reuniões como “ineficazes” ou “muito ineficazes”.

 

O preço do tempo perdido

Como tanto tempo gasto em reuniões e envio de emails, você poderá se perguntar quanto do trabalho foi concluído. Uma pesquisa feita pela Harris Poll, patrocinada pela CareerBuilder, revelou as causas e efeitos da produtividade perdida.

 

Principais obstáculos à produtividade relacionados com o ambiente de trabalho

   

Seja mais eficaz com o MyAnalytics Microsoft

O MyAnalytics é uma solução inclusa no Office 365 que ajuda você a entender quanto tempo você gasta em reuniões e e-mails. Também mostra quantas horas ininterruptas você gasta concentrando-se em tarefas-chave, quais são os colegas que você trabalha mais tempo e quanto tempo você trabalha fora do horário comercial.

Muitas pessoas gastam mais de 80% do tempo em reuniões e enviando e-mails, deixando pouco tempo para fazer outras tarefas durante o dia do trabalho. Com o MyAnalytics Microsoft, você pode definir metas para reduzir as horas de colaboração improdutivas e acompanhar seu progresso ao longo do tempo.

Seu painel de controle pessoal no MyAnalytics ajuda você a entender como você se comunica e gasta seu tempo no trabalho. Você pode definir metas semanais para diferentes áreas, como o tempo gasto em reuniões e tempo de foco, e depois medir seu progresso em direção a esses objetivos. Você receberá dicas que podem ajudá-lo a priorizar seu trabalho e gastar seu tempo de forma mais eficaz.

 

Obtenha seu tempo de volta

  • Receba insights sobre como gastar melhor seu tempo no trabalho.
  • Identifique reuniões menos importantes e libere tempo da sua agenda.
  • Garanta que as atividades estejam de acordo com suas maiores prioridades.

 

Gerencie seu tempo de forma eficaz

  • Entenda suas principais conexões, interações recentes e modelos de colaboração.
  • Exiba métricas para garantir que você está seguindo conforme seus objetivos.
  • Identifique contatos quevocê possa querer voltar a se relacionar.

 

Personalize

  • Defina objetivos para suas alocações de tempo, alcance de emails e qualidade de reuniões.
  • Entenda o aproveitamento de suas reuniões e tome ações para melhorar o impacto.
  • Obtenha dados referenciais para fazer comparações entre colegas.
  • Controle a forma como seus dados são compartilhados.

 

Está interessado em saber mais sobre as soluções do Office 365 Microsoft? Fale com o nosso time de especialistas!