O Microsoft 365 Business é um dos conjuntos de aplicativos de produtividade de escritório mais usados pelas empresas no mundo. Nos últimos anos, com o aumento dos regimes de trabalho remoto e híbrido, a taxa de adoção só aumentou, uma vez que essa solução otimiza a colaboração e a produtividade, e oferece grande flexibilidade. 

Contudo, pouco se fala sobre um aspecto primordial dessa solução: a segurança. De fato, as empresas podem aprimorar sua conformidade com a proteção de dados ao usar esse conjunto de aplicativos. 

A seguir, você poderá conhecer os principais benefícios do Microsoft 365 para a proteção de dados das empresas. Confira!  

O que é o Microsoft 365?  

O Microsoft 365 é uma versão de modelo de assinatura baseada em nuvem do popular pacote de produtividade da Microsoft, o Microsoft Office.  

Ele contém os principais aplicativos presentes nas versões tradicionais do Office, incluindo Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote e, dependendo do plano adquirido, também pode incluir outras aplicações e serviços, como Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer e Microsoft Teams. 

A versão Business, desenvolvida especialmente para empresas, conta com três planos diferentes: Basic, Standard e Premium. 

Isso permite que cada empresa possa escolher a solução que melhor atende às suas necessidades, otimizando os custos e o retorno do investimento. 

Além disso, o modelo de assinatura baseada em nuvem oferece maior escalabilidade, visto que você pode aumentar ou diminuir o número de usuários conforme sua necessidade. Também permite maior mobilidade, uma vez que as aplicações podem ser acessadas nas versões web e para dispositivos móveis. 

Microsoft 365: entenda a sua importância na proteção de dados de sua empresa 

Os recursos de segurança do Microsoft 365 oferecem várias opções incorporadas à estrutura do próprio software, que permitem otimizar a estratégia de proteção de dados nas empresas. Dentre eles, vale citar: 

1. Autenticação multifator

A autenticação multifator (MFA, ou também comumente chamada de verificação em duas etapas, 2FA ou autenticação de dois fatores) é uma maneira simples de adicionar proteção rápida para todos os usuários e pode ajudar a evitar violações de dados.  

Esse recurso presente no Microsoft 365 Business usa um aplicativo de autenticação instalado no smartphone de cada usuário, o qual gera um código quando eles iniciam uma tentativa de login em seu computador.  

Com essa funcionalidade ativada, cada usuário precisa aprovar a solicitação de login em seu telefone para acessar os documentos e dados, evitando que hackers entrem sem serem detectados.  

2. Proteção contra Ransomware 

O ransomware, hoje, encontra-se no topo das ameaças à segurança das empresas. Segundo o Relatório SonicWall de Ameaças Cibernéticas 2022, o Brasil é o quarto maior alvo desse tipo de ataque no mundo, registrando mais 33 milhões de tentativas de invasões em 2021. 

Os principais tipos de ransomwares agem bloqueando o acesso a dispositivos e arquivos, por meio de criptografia. Depois, é exigido o pagamento de um resgate para liberar os dados sequestrados.  

Entregue principalmente por meio de anexos de e-mail prejudiciais e suspeitos, em alguns casos, o ransomware pode ser evitado instruindo os usuários para que eles reconheçam essas tentativas e não abram determinadas extensões de arquivo que são comumente associadas a esse tipo de malware. 

Contudo, os cibercriminosos têm aprimorado cada vez mais esse tipo de ataque, o que torna necessário a adoção de diversos mecanismos de segurança para evitar que eles sejam bem-sucedidos. 

As soluções de segurança de e-mail do Microsoft 365 permitem que você dê um passo adiante e crie regras que bloqueiam completamente a passagem de anexos maliciosos ou suspeitos, aumentando consideravelmente a proteção contra ataques de ransomware. 

3. Proteção contra malwares 

O bloqueio de certas extensões de arquivo evita mais do que apenas ransomware. Você também pode aumentar a proteção de dados da sua empresa ativando uma política anti-malware no painel de administração do Microsoft 365 Business.  

Lá, você pode escolher quais extensões de arquivo podem passar e quais serão bloqueadas.  

Se sua empresa não compartilha software por e-mail, é recomendável bloquear, por exemplo, extensões “.exe”, “.bin”, dentre outras. Assim, você evita que arquivos executáveis e suspeitos cheguem a seus colaboradores. 

No entanto, o malware também pode estar contido em documentos do Word (.docx), arquivos PDF e outras extensões de arquivo mais comuns que sua empresa provavelmente usará regularmente. Por isso, os recursos de segurança integrados do Microsoft 365 são projetados para detectar anexos de e-mail suspeitos. 

4. Prevenção contra perda de dados 

Toda empresa possui dados confidenciais e sensíveis que precisam ser mantidos em segurança, pois a divulgação dessas informações pode causar sérios danos. 

Por isso, o Microsoft 365 possui uma ferramenta de prevenção contra perda de dados, que usa regras e políticas para determinar quais arquivos e dados são considerados críticos ou confidenciais e, em seguida, protege esses arquivos de serem compartilhados ou transmitidos.  

5. Governança de dados aprimorada 

Com a transformação digital no centro das estratégias empresariais, a governança de dados tornou-se uma premissa fundamental para a segurança da informação. Essa necessidade ficou ainda mais latente com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Diante disso, o Microsoft 365 Business disponibiliza ferramentas de governança de dados que ajudam a gerenciar, proteger e garantir a integridade de seus dados, atribuindo políticas de retenção a conteúdo novo e existente.  

Em suma, elas permitem que você utilize rótulos ​​para classificar o conteúdo no Microsoft 365, possibilitando estabelecer uma retenção mais granular e políticas de prevenção de perda de dados para que as informações possam ser controladas com mais rigor. 

Os rótulos podem ser aplicados automaticamente usando a funcionalidade Governança de Dados Avançada, que está disponível com uma assinatura do Office 365 Premium, ou manualmente, nos demais planos.  

Como utilizar todo o potencial do Microsoft 365 Business?  

Como você pode ver, o Microsoft 365 possui uma ampla gama de ferramentas que permitem otimizar a estratégia de proteção de dados da sua empresa. 

Você conheceu apenas alguns recursos nativos dessa solução, que ainda oferece toda a proteção da nuvem da Microsoft, backup dentre muitas outras funcionalidades. 

Contudo, nem todas as empresas exploram todo arsenal de proteção de dados disponível nessa solução. 

Isso deve-se, principalmente, à falta de conhecimento sobre tudo que o Microsoft 365 tem a oferecer ou ainda por não saber utilizar todos os recursos apropriadamente. 

Por isso, para utilizar todo o potencial de proteção de dados do Microsoft 365, a melhor alternativa é contar com um parceiro especializado, que conheça a fundo todos os recursos que a solução tem a oferecer. 

Nesse sentido, você pode contar com a ajuda da Portnet. Com nossa equipe especializada em implementação e configuração do Microsoft 365, você pode obter o melhor desempenho, fluxos de trabalho aprimorados e usufruir de todos os recursos de proteção de dados que a ferramenta pode oferecer. 

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